L’azienda cliente intendeva avvalersi di un unico fornitore per quanto riguarda il coordinamento e la gestione dell’attività di mailing rivolta ai propri club ufficiali, sia a livello nazionale che a livello mondiale, coinvolgendo anche i soci.
Obiettivo dell’attività:
- scelta dei fornitori per la produzione dei vari materiali
- produzioni di campioni
- diagramma di gannt per condividere tempi di produzione / consegna e programmare anticipi e costi di consegna materiali
- ricevimento del file club e file soci
- normalizzazione dei files, controllo delle anagrafiche soprattutto dei soci per evitare costi di spedizioni inutili a fronte di indirizzi, per la maggior parte esteri, incompleti / incorretti
- approvvigionamento dei materiali stimando una quota in aggiunta per i nuovi soci
- produzione e stampa dei gadget diversi per soci e cda del club
- stampa delle lettere personalizzate in varie lingue, piega lettera A4 in 3 o in 2, colla per card personalizzata e buste da stampare in modo differente per Italia e resto del mondo
- conteggio dei materiali per ogni club in base al numero di soci e relativo imbustamento in appositi contenitori con l’identificativo del club
- fulfillment dei kit
- spedizione in tutto il mondo sia delle lettere che dei kit; gestione delle distinte di consegna e delle lettere di vettura.
Risultato della campagna e azioni di follow-up
Nonostante il database cliente fosse in continuo aggiornamento, il consuntivo, che solitamente può subire degli incrementi a causa delle variazioni dei volumi coinvolti, è stato in linea con quanto preventivato anzi con un credito finale.
Grazie all’ottimizzazione del processo e al risparmio in termini di gestione con un unico fornitore, il cliente non solo ha deciso di coinvolgere nuovamente Step Up nei bandi successivi, ma ha intenzione, vista la precisione nel coordinare e gestire un’attività abbastanza complessa, di suddividere le spedizione ai soci in più tranches annuali inviando oltre alla tessera anche il kit a loro destinato.